Control de Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la Biblioteca Raúl Osorio Lazo (Venezuela) (página 2)

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DEL CONTROL EN LA
HEMEROTECA DE LA "BROL"

DIAGNÓSTICO
SITUACIONAL

La Biblioteca de la
Facultad de Humanidades y Educación de la
Universidad del
Zulia inicia sus funciones el 1 de
Octubre de 1960, teniendo como misión ser
una unidad funcional al servicio de la
docencia e
investigación de la comunidad
universitaria. Empezó a prestar servicios en
el sector La Ciega sin nombre oficial, estuvo conformada por la
Dirección de la cual dependía una
Hemeroteca, una Filmoteca, una Sala de Atención al Público y un Archivo y entro
en funcionamiento con 700 libros y 25
revistas.

En 1969 la Biblioteca fue trasladada a la nueva Facultad
de Humanidades y Educación en el Núcleo
Humanístico con el Nombre de Biblioteca "Dr. Raúl
Osorio Lazo" en reconocimiento a los meritos personales y
académicos del fundador de la Escuela de
Educación de la Facultad. En la actualidad la Biblioteca
consta de varios departamentos y servicios entre los cuales se
encuentran Referencia, Procesos
Técnicos, Circulación préstamo, Sala de
Lectura y la
hemeroteca, esta última es contenedora de materiales
hemerográficos diversos, publicaciones periódicas,
seriadas y arbitradas, trabajos de ascensos y
postgrado.

En la Hemeroteca las publicaciones periódicas
conforman más del 70% del acervo documental de la unidad
donde una parte, aproximadamente un 40%, se adquiere por
suscripción anual a través de SERBILUZ que es el
ente que hace la inversión en dinero, el
resto es decir un 30% es producto de
donaciones. Es así como la continuidad de este proceso
años tras año implica un gran crecimiento del
volumen de las
colecciones de revistas superando inclusive la capacidad de
organización de la misma.

De igual manera se observó que se adquieren un
gran número de publicaciones periódicas, que no son
consultadas debido a:

• Se desconoce su existencia por parte de la comunidad
  universitaria (profesores y estudiantes), es decir no hay
  difusión.
• Los títulos no corresponden con necesidades de
  cátedras.
• Ausencia de comunicación entre los diferentes
  departamentos y Coordinación de la BROL.
• Desactualización del catálogo
  público de la hemeroteca.
• Ausencia total del procesamiento técnico de
  las Publicaciones Periódicas.
• No se cuenta con estadísticas confiables, que permitan
  obtener indicadores
  para evaluar las publicaciones, su nivel de impacto, frecuencia
  de uso real por título y justificación de la
  inversión.

Estos problemas
pudieran estar asociados a varios factores sin embargo se presume
que son consecuencia de un enfoque gerencial que no llevan un
control eficaz como herramienta básica de las funciones
administrativas que están involucradas en la gestión
de las publicaciones periódicas (Selección,
adquisición) y en el servicio al público
(préstamo) en la hemeroteca de la BROL.

Puede decirse que en el caso tendríamos que
tratar dos tipos de control; uno de orden administrativo y otro
de servicio.

En el Control
administrativo, se evidencio la compra de una cantidad de
títulos que no es posible saber si responden con las
necesidades de cátedras como se menciono anteriormente sin
embargo se adquieren representado un gasto que pudiese ser
innecesario. Esto puede ser debido a una ausencia de
comunicación, planificación y evaluación
entre los diferentes departamentos y Direcciones de Escuelas con
la coordinación de la BROL, por otro lado la carencia de
un sistema
estadístico confiable, idóneo que permita evaluar
el uso de las publicaciones periódicas y poder
justificar la inversión que se hace en las
mismas.

Por su parte en la actualidad los presupuestos
disponibles, en las bibliotecas no
han crecido proporcionalmente al incremento de las publicaciones,
es cuando se hace mas necesaria la disponibilidad de instrumentos
y herramientas
que nos permitan establecer un control mas racional en la
gestión de nuestras colecciones. (Moreno,2005)

De igual manera en el control de servicio, se
observó, la inexistencia total de un catálogo
actualizado de publicaciones periódicas, instrumento este
básico que sirve de enlace entre la colección y el
usuario, esto conlleva a que no es posible saber hasta el momento
que contiene la hemeroteca y que le aporta al usuario en materia de
publicaciones periódicas, circunstancia derivada de que el
Departamento de Procesos Técnico no cataloga y clasifica
las publicaciones periódicas factor fundamental teniendo
en cuenta que la información transmitida por las
publicaciones periódicas especializadas pueden quedar
obsoleta con relativa rapidez, de nada serviría las
inversiones
hechas en las mejores revistas.

En virtud de lo anteriormente descrito, nace la
inquietud de estudiar El control para las Publicaciones
Periódicas en la Hemeroteca de la Biblioteca "Raúl
Osorio Lazo" el cual conduce al orden y la disciplina,
coordina el desempeño en la biblioteca; por medio de
este se obtiene la respuesta respecto a si se continua o no el
actual plan de trabajo.
(Patiño.2005).

Por lo tanto cumplir con el proceso de control en
una empresa u
organización es esencial para dirigirla, asegurar un mejor
dominio de los
procesos, prever situaciones y concebir una visión de
futuro acertada; en otras palabras, debe proporcionar los
elementos necesarios para poner en práctica el qué
hacer, hacia dónde se va o se quiere llegar, por donde
hacerlo, como hacerlo y con cuales medios.

OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIÓN

Objetivo General

• Establecer las bases para el control de las
  Publicaciones Periódicas en la BROL

Objetivos específicos

• Analizar alternativas de planificación y
  evaluación que permitan el Control administrativo y
  presupuestario para la adquisición de las Publicaciones
  Periódicas de la Hemeroteca de la BROL.
• Identificar los procesos de control de servicios que
  necesitan las publicaciones periódicas, de forma que se
  asegure la eficacia del
  servicio a los usuarios de la BROL.
• Diseñar unos formularios que
  faciliten el control de publicaciones periódicas, que
  será utilizado por departamentos y escuelas.

JUSTIFICACIÓN

La importancia de la presente investigación
está en el aporte teórico que representa a los
efectos de ahondar en el ámbito de las ciencias
administrativas y su aplicación a la actividad
bibliotecaria, específicamente en lo referente al control
del material hemerográfico.

Se pretende el establecimiento de las bases para el
control de las Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca
de la BROL, en cada uno de los procesos que conllevan el
tratamiento del material hemerográfico desde su
adquisición hasta la puesta a disposición de los
usuarios, con el fin de responder a los principios que
debe regir el servicio.

CAPÍTULO II: ASPECTOS
TEÓRICOS

1. EL CONTROL COMO PROCESO EN LA
ADMINISTRACIÒN GERENCIAL DE LAS
BIBLIOTECAS.

Según Patiño (2005) el control, se define
como una etapa importante dentro del proceso
administrativo, ya que compara los sucesos registrados en
la
organización y los objetivos que
se alcanzaron contra los que se deseaban; al descubrir
desviaciones de inmediato se toma la acción
correctiva adecuada al caso. En la Biblioteca, el control conduce
al orden y la disciplina, coordina el desempeño en la
biblioteca; por medio de éste se obtiene la respuesta
respecto a si se continúa o no el actual plan de trabajo.
(Cagnoli,1996)

El mismo va a permitir si realmente todo sistema o
unidades involucradas en un proceso se están
desempeñando en forma correcta, ya que va aportar la
información para poder evaluar las actividades y procesos.
El control es una función
del Jefe de la biblioteca en la cual se hacen comprobaciones
sobre las asignaciones de trabajo y observa lo que se hace; lo
compara con lo que debe llevarse a cabo y actúa si estos
aspectos no concuerdan. La necesidad del control radica en que
existe una demora de tiempo cuando
se formulan los objetivos y cuando se llevan a cabo; así
durante este intervalo, al presentarse condiciones imprevistas,
estas pueden causar una desviación entre el
desempeño real y el deseado.

2. TIPOS DE CONTROL APLICABLES A LA GESTIÓN DE
LA BIBLIOTECA

Según López. (2005), el control de los
fondos de una colección supone el
conocimiento actualizado de la situación y el estado de
dichos fondos. Por esta razón define dos tipos de Control:
El Control Físico y el Control Intelectual.

CONTROL FÍSICO: Se define como el Conocimiento
de la existencia, grado de deterioro y disponibilidad de los
documentos. Se
lleva a cabo mediante una serie de operaciones:

• Control de Adquisiciones: mantenimiento al día de los ficheros de
  pedido y de proveedores, así como de las entradas y
  registros de
  nuevos documentos y cotejo de ambos.
• Control de Préstamo: actualización
  diaria de las fichas de
  préstamo, con datos
  suficientes sobre el documento prestado, el usuario, la fecha
  de préstamo y la caducidad del mismo, así como
  de los documentos no devueltos en el plazo y reclamaciones
  realizadas.
• Control Periódico de los fondos de libre
  acceso: comprobado su existencia, integridad física y estado de
  conservación. Se debe prestar especial atención
  a la sección de referencia y publicaciones
  periódicas.
• Recuento periódico de fondos: al menos una
  vez al año se hará el inventario
  general de la Biblioteca para comprobar el estado y
  existencia de los fondos.

CONTROL INTELECTUAL: serie de operaciones
destinadas a conocer el grado de utilización de los
documentos de la Biblioteca, su vitalidad y obsolescencia.
Comprende los siguientes aspectos:

• Conocimiento de la utilización de los
  fondos, mediante el establecimiento del número de
  servicios que realizan por año y duración
  activa del documento.
• Conocimiento de la pertinencia y actualidad de los
  documentos. Es muy variable y depende básicamente del
  tipo de documento.
• Control de los documentos que deben ser expurgados
  y sustituidos por otros por su falta de
  actualización
• Control de lagunas: se establece en función
  de las demandas no satisfechas, y de las desideratas de los
  usuarios, considerando exclusivamente aquellas que se ajusten
  al tipo de biblioteca se dirigen.

Por su parte Moreno,(1994) trata del Control
Bibliográfico, que es la identificación
sistemática de información registrada y, los
mecanismos para conseguir el subsiguiente acceso a la
información, el control bibliográfico requiere el
desarrollo y
mantenimiento de un sistema de descripciones de documentos que
estén organizados de acuerdo con normas aceptadas
de catalogación, indización y clasificación,
con vistas a asegurar la identificación,
recuperación y acceso de los documentos.

El objetivo del
control bibliográfico para las Publicaciones
Periódicas significa que cada registro de una
de las publicaciones periódicas debe recoger datos de: 1)
Descripción bibliográfica del
elemento; 2) Informar de los fondos en fascículos que
existen; 3) Registrar el estado de las adquisiciones y
reclamaciones.

Otro tipo de control es el Estadístico planteado
por Valdivia (2005) el cual es herramienta que se aplica para la
evaluación cuantitativa y cualitativa de los procesos
bibliotecológicos, en donde todas las bibliotecas
deberán poseer un sistema de estadística, no sólo que genere
cifras, sino que estas arrojen resultados que permitan tener un
control de medición para los procesos y poder tomar
decisiones.

Existen una serie de estadísticas que
deberíamos tener en cuenta para poder implementar en las
bibliotecas:

• Adquisiciones por tipo de documentos.
• Cantidad de consultas.
• Usuarios vs. Préstamos: Estudiantes,
  Docentes,
  Administrativos.
• Usuarios potenciales.
• Consultas por área
  temática.
• Fondos bibliográficos de las colecciones:
  Publicaciones no periódicas, Referencia, Multimedia, Publicaciones Periódicas,
  Bases de
  datos, etc.

CONTROL PRESUPUESTARIO:

Según Cagnoli,(1996), lo define como el proceso
del presupuesto que
comprende tres etapas, las cuales se mencionan como:
elaboración, implementación y control.

Elaboración: comprende a su vez los
siguientes pasos:

• Identificación de las
  necesidades.
• Identificación de ingresos y
  evaluación de gastos.
• Determinación de prioridades
• Borrador preliminar
• Redacción del proyecto de
  presupuesto
• Presentación a las autoridades
• Aprobación por las autoridades.

Implementación: Requiere un cronograma de
gastos, ya que el total de los montos asignados no está
generalmente disponible al comienzo del ejercicio.

Control: Los gastos deben ser contabilizados. A
tal efecto se deben llevar registros que permitan conocer los
gastos, los pagos efectuados y las obligaciones
contraídas. Esta información se debe asentar en
cuentas que
correspondan a las partidas establecidas en el presupuesto. La
contabilización de los gastos obedece a dos razones: la
primera es la responsabilidad administrativa de justificar
el dinero
utilizado, manteniendo en orden los registros de compra y de
pago. La segunda razón es la necesidad de verificar si los
recursos
monetarios se están utilizando de la manera
planeada.

3. El CONTROL APLICADO A LAS PUBLICACIONES
PERIÓDICAS EN LA HEMEROTECA:

Desde la perspectiva de López. (2005) se debe
adquirir con puntualidad los títulos de las Publicaciones
Periódicas que a la fecha recibe la biblioteca y completar
las colecciones de las mismas.

En virtud de que los artículos científicos
contenidos en las Publicaciones Periódicas estas
representan la
comunicación escrita más relevante en todo
centro bibliotecario especializado, la labor de control
está encaminada en administrar rigurosamente la
adquisición del material bibliográfico.

Para ello según López. (2005) se deben
seguir los siguientes pasos:

• Estudiar los registros que a la fecha la biblioteca
  tiene para el control de las publicaciones periódicas,
  tanto manuales como
  automatizados.
• Verificar, titulo por titulo, en el kardex o en
  otro registro que se tenga, para anotar los volúmenes
  y/o números faltantes.
• Los volúmenes y números que falten
  reclamarlos a la institución
  correspondiente.
• Solicitar a las instituciones que tienen el compromiso de
  entregar revistas, ya sea por compra, canje o
  donación, lo hagan de manera puntual.

De igual manera deberá existir un control de
ingreso, para su disposición al público, la
publicación se cataloga y clasifica, es decir, se describe
bibliográficamente y se le asigna representación
temática utilizando normas internacionales . es de
significar tomando en cuanta lo expuesto por López ,(2005)
Estas "descripciones" conforman elementos que permiten
desarrollar base de datos
documentales utilizando para ello un software conocido como
Microisis. : Programa de
aplicación desarrollado por la UNESCO y la OIT,
distribuido gratuitamente entre instituciones no lucrativas que
lo soliciten. Básicamente es un programa que permite
recuperar información a partir de bases de datos
bibliográficas, en nombre de MICRO se refiere a que
se debe utilizar en microcomputadoras. ISI quiere decir
set integrado de sistemas de
información.

Así mismo Erdei,(1997) Establece la importancia
de utilización de los códigos de barras que
consiste en un sistema informático de
identificación de reciente implementación que es la
forma más moderna y difundida de simbolizar diversos tipos
de información en sistema
binario, este código
de barras aumenta enormemente las posibilidades de interacción con el ser humano y
aprovechamiento creciente de la tecnología. El
código de barras puede decirse que es la tecnología
de identificación automática más avanzada
disponible aplicable a persona y
objetos. Lo anteriormente planteado es susceptible de
aplicación en la hemeroteca dado que todas las
publicaciones periódicas adquiridas ingresan rotuladas con
este código.

Este trabajo se realiza en el área denominada
Procesos Técnicos Hemerográficos, por personal
bibliotecario y auxiliar especializado, complementando esta tarea
con el ingreso a Kardex-control diario de todas las publicaciones
por fecha y número de edición
para poder recuperarlas por autor, tema y
título.

Una vez descrita la publicación, teniendo en
cuenta lo expuesto anteriormente, Lorenzo,( 2005) plantea que el
verdadero reto de la gestión de las publicaciones
periódicas en el control es el ingreso, suscripción
y reclamación de los números previstos. Los
criterios de periodicidad y numeración, establecidos con
el primer número, se modifican continuamente e invalidan
las previsiones de los bibliotecarios.

Partiendo de lo expuesto por los autores citados
pudiésemos hablar de dos tipos de control un control
administrativo y un control de servicio donde en el
administrativo se incluiría presupuesto selección y
adquisición y en control de servicio tendríamos
estadísticos, prestamos, control físico y control
intelectual, estos dos últimos sub controles

4. ELEMENTOS NORMALIZADORES PARA EL CONTROL DEL
PROCESO TÉCNICO DE LAS PUBLICACIONES
PERIÓDICAS

Tardon (2005) Recomienda que los elementos
normalizadores para favorecen en el control de la
información, para ello existen unas normas que regularizan
y controlan el proceso técnico de las publicaciones
Periódicas de las cuales las más utilizadas
son:

• Las ISBD (INTERNATIONAL STANDARD
  BIBLIOGRAPHIC DECSRIPTION): se publicaron por vez primera en
  1974, con revisión en 1977. Con ellas se ha logrado
  unificar los registros bibliográficos de los seriales
  asignando un orden a los elementos de la descripción y
  agrupándolos por áreas. No contemplan los
  encabezamientos ni las distintas entradas que se pueden
  establecer en el catálogo.
• Las AACR2: ( Anglo – American
  Cataloguing Rules) En 1.978 se publica la segunda
  edición en los países anglosajones, la gran
  novedad de las AAR2 radica en su estructura: en la primera parte de las Reglas,
  en cada capítulo se describe en primer lugar el
  contenido de la ISBD (G) para cada documento; mientras que la
  segunda parte está dedicada a los puntos de acceso:
  encabezamientos, formación de títulos uniformes
  y referencias. Las reglas determinan la elección de
  encabezamientos bajo los cuales ha de figurar un asiento
  bibliográfico. Primero se determina cuántos
  encabezamientos le corresponden a cada asiento, y luego se
  elige el que va a ser la entrada principal,
  convirtiéndose el resto en entradas
  secundarias.

En comparación de las anteriores mostraron
especial atención a los temas de: punto de acceso
principal, forma de las entidades para un mayor control, y
basar la catalogación en el primer ejemplar publicado
del título.

• ISSN (1971) International Standard Serial
  Number o Número Internacional Normalizado de
  Publicaciones Seriadas: Es el código internacional
  para identificar las publicaciones seriadas, esto es,
  aquellas que se editan en partes sucesivas y que normalmente
  se designan numérica o cronológicamente, y que
  pretenden continuarse indefinidamente (periódicos,
  revistas, boletines, anuarios, series de monografías,
  etc.). El número de ISSN supuso un incremento en el
  control de estas publicaciones, ya que la aparición de
  una nueva revista o
  todo cambio en
  el título implica la asignación de un ISSN
  nuevo. Estos números los asignan los Centros
  Nacionales, coordinados con un Centro Internacional con sede
  en París. La base de datos internacional de revistas
  con ISSN cuenta con más de medio millón de
  registros.
• MARC Machine Readable Cataloging o
  Catalogación Legible por Máquina nació
  en los años 60 para  compartir registros
  bibliográficos y catálogos entre bibliotecas.
  El MARC fue un gran avance porque permitió el
  intercambio de información, el acceso a
  catálogos colectivos y la catalogación
  compartida. Además, al ser un sistema computarizado,
  permitía la visualización en pantalla y
  facilitaba la manipulación de registros, la
  búsqueda, indización y
  recuperación.

Para las Publicaciones Periódicas tiene igual
estructura que el de las monografías. Destaca el hecho
de permitir un control automatizado de ejemplares, y el uso de
datos para reclamaciones, avisos de encuadernación, etc.
Pero es necesario establecer un esquema de numeración
(vol., n., año) para la periodicidad que prediga la
entrada de fascículos.

5. INSTRUMENTOS PARA EL PROCESAMIENTO TECNICO DE LAS
PUBLICACIONES PERIODICAS

En este campo, Moreno (1994) plantea que por su naturaleza
inestable – cambios frecuentes en el título, en la
periodicidad, interrupciones en su publicación, cambios de
editor, etc.- las publicaciones periódicas necesitan unas
herramientas bibliográficas indispensables en muchos casos
para su identificación. El repertorio más utilizado
y familiar a todos los bibliotecarios responsables de las
publicaciones periódicas es el Ulrich's international
periodicals directory y el Serials directory, disponibles
en soporte CD ROM,
Ulrich's plus. El Serials Directory está basado en las
bases de datos internas de la agencia de subscripciones EBSCO y
en el fichero CONSER de la Library of Congress.

Según Moreno (1994), La British Library y en
particular el Document Supply Centre (DSC) at Boston SPA , es una
importante fuente de información sobre publicaciones
periódicas internacionales. La lista Current serials
received, es especialmente útil para el préstamo
interbibliotecario. Serials in the British Library, contiene
datos de la BNBMARC desde 1950. Disponible en CD ROM se
encuentra el Boston SPA Serials que recoge registros de las
colecciones de la British Library, Cambridge University Library y
del Science Museum Library.

Una fuente de información bibliográfica
importantísima la proporciona la base de datos ISDS, en su
publicación, con el nombre de ISSN COMPACT, también
en soporte CD ROM ISDS General Register.

Otro instrumento son los catálogos impresos, de
distribuidores y editores importantes, como Swets, Blackwells,
Dawsons y Ebsco representan una información parcial de lo
que contienen en sus bases de datos. Algunos de ellos ofrecen ya
servicios en línea a sus clientes, como
Data Swets.

Por otra parte las citas de el Journal of Citation
Reports, publicado por el Institute for Scientific Information,
(J.R.C), ordena jerárquicamente las revistas por materias
según el número de veces que se han citado. Los
datos provienen de los índices de citas publicados por
dicho instituto. El Journal citation reports proporciona tanto el
factor de impacto de las revistas, como los títulos en
amplias áreas temáticas.

6. MÉTODOS PARA EL ESTUDIO DE LAS PUBLICACIONES
PERIÓDICAS EN LA HEMEROTECA.

Uno de los aspectos importantes a tratar toda vez que se
realice un estudio sobre las publicaciones periódicas
científicas es el impacto y las actividades que ellas, sus
contenidos, sus artículos originales o sus autores,
ejercen sobre otros autores o investigadores y que se mide por el
número de citas que recibe dicha publicación o
determinado artículo.

Para evaluar ese impacto se han definido varios
índices o indicadores bibliométricos.
Garfield,(2005) uno de los iniciadores de la bibliometría
moderna de las publicaciones periódicas
científicas, ha definido el índice de impacto Total
o "impacto de citación" de una publicación como la
relación entre las citas recibidas por dicha
publicación divididas por el número de
artículos publicados; y el Índice de impacto de
Citación como el cociente entre las citas recibidas y el
número de artículos citados.

El Journal of the American Society for Information
Science en el No. 28 del año 1977, citado por
Lancaster, (1996) en su obra Evaluación de Bibliotecas
establece que:

factor de Impacto = No…de citas recibidas en el año 3
por artículo publicados en los dos primeros años
divididos entre el No. de artículos publicados durante los
dos primeros años.

Por ejemplo, si una revista publica 115 artículos
durante el 2004 y 2005 y dichos artículos se citan ochenta
y un veces durante el 2005, el factor de impacto sería
81/115, o del 0, 704. Las clasificaciones establecidas a partir
del factor de impacto y de la simple suma de citas tienden a ser
diferentes es decir, a mayor número de citas
tendría un alto factor de impacto.

Otra forma seria el de las opiniones, por ejemplo se
elabora una lista de revistas recibidas para el personal docente
de la facultad de las diferentes escuelas incluyendo post-grado
sugiriéndoles que le asignen una puntuación en
escala del 1 al 5
donde 5 significa fundamental y el 1 sin interés.
Obtenido así una clasificación de las revistas
según el total de puntos que recibe cada título,
esta metodología ha sido utilizado desde finales
de la década de los 70 por C.B. Wenger y J. Chilares
publicado en la revista Journal of the American Society for
Information Science en el No. 28 del año 1977, citado
por Lancaster, (1996) en su obra Evaluación de
Bibliotecas.

CONCLUSIONES

Luego del análisis situacional de la Hemeroteca de la
BROL se logro constatar que la mayor dificultad que esta presenta
se debe a la falta de control, en este sentido por carecer de
herramientas adecuadas donde exista una incidencia de factores
relativos a la gestión del servicio.

• Se concluye que las Publicaciones Periódicas
  por ser muy importantes para los investigadores , docentes y
  estudiantes universitarios, por la información
  especializada y actualizada de sus contenidos
  científicos, educativos y técnicos, necesitan de
  un control por su compleja gestión, para que
  actúen como incentivo, alcanzando altos niveles en la
  investigación y para perpetuar la tradición de
  excelencia erudita en el servicio de la hemeroteca, con la
  finalidad de cubrir con las necesidades de los usuarios y de la
  comunidad universitaria.
• La revisión documental permitió
  observar que los tipos de control aplicables a las bibliotecas
  son control físico, control intelectual, control
  presupuestario, existen también elementos normalizadores
  e instrumentos para el control del proceso técnico y
  métodos
  de estudios que permiten evaluar el impacto y las actividades
  de las publicaciones periódicas , ya que generan
  distintos beneficios y logros, sin embargo su aplicación
  es importante porque establece medidas que determinan y
  analizan rápidamente las causas que pueden originar
  desviaciones en la labor del material hemerografico de la
  BROL.
• Por su parte el control proporciona
  información, acerca de cómo se esta trabajando ;
  en la BROL, la planificación y evaluación,
  aplicación de formularios, encuestas,
  estudios estadísticos etc. Son herramientas importantes,
  quienes nos permiten conocer si se ha cumplido los objetivos
  establecidos o se adaptan las acciones
  correctivas apropiadas al suceder una desviación
  inaceptable, como lo es la insatisfacción de servicio a
  los usuarios.
• El control, además de ser correctivo,
  también puede ser preventivo, siendo esto ultimo
  preferible en la mayoría de los casos ya que los
  costos de
  hacer correcciones son menores. El control efectivo aplicado a
  las publicaciones periódicas en la Hemeroteca de la BROL
  requiere de medición o evaluación
  constante.

RECOMENDACIONES

Una vez estudiados los resultados y conclusiones de la
presente investigación, es propicio generar
recomendaciones que contribuyan con la búsqueda de
soluciones a
los problemas detectados, los cuales impiden la buena
gestión de Control a las Publicaciones Periódicas
en la Hemeroteca de la BROL. Tales recomendaciones o propuestas
se basan en los siguientes aspectos:

1.-La ejecución de alternativas
de:

• Planificación : ya que es un proceso
  dinámico, que puede ser aplicado a todos los
  ámbitos de la BROL, partiendo del objetivo principal
  de mejorar los servicios y la organización de la
  colección, cualquier aspecto de la actividad
  bibliotecaria es susceptible de ser planificado para
  conseguir mejores resultados y mayor rendimiento,
  permitiendo:
• La adquisición, organización y orden
  de los recursos de información de la manera mas eficaz
  para su uso.
• Seleccionar de entre la información
  disponible la parte de mayor aplicación para las
  necesidades de la comunidad universitaria.
• Estudiar las operaciones y servicios que
  proporciona la BROL para asegurar el uso efectivo de los
  recursos disponibles.
• Evaluación: este proceso se debe
  realizar para comprobar su rendimiento, y de esta manera
  conocer la eficacia de los procesos y los servicios en marcha
  de la BROL., esta alternativa permite.
• Conocer y gestionar las colecciones de la
  hemeroteca de BROL de una manera mas efectiva.
• Ayudar a la BROL a enfocar los gastos de
  adquisiciones en aquellas publicaciones periódicas mas
  necesarias para los usuarios.
• Conocer la opinión de los usuarios a
  través de un formulario que se enviara a cada
  departamento o escuela para que indiquen que revistas creen
  necesarias incorporar a la colección y cuales se
  deberían cancelar.
• La verificación del coste /eficacia
  será para la publicación periódica que
  se utilice mas y tenga un coste menor.
• Conocer la demanda a
  través del préstamo
  interbibliotecario

2. Llevar a cabo procesos de control de servicio
tales como:

• Procesar técnicamente por medios
  automatizados y normalizados el material hemerografico.
  La
  administración automatizada y actualizada de la
  existencia de revistas, permite el control y registro de cada
  ejemplar de las publicaciones periódicas que ingresan
  a la BROL de nuestra universidad. Como resultado de este
  proceso, los usuarios podrán, a través del
  Catálogo automatizado saber con exactitud si un
  número específico de una revista que desea
  consultar, se encuentra en la hemeroteca.
• Con los sistemas
  automatizados sobre todo el préstamo y el
  catálogo los datos pueden tomarse de manera
  continuada, partiendo de grandes cantidades de datos
  recogidos a lo largo de un período. Los registros que
  representan los préstamos se podrán procesar
  para obtener información sobre la circulación
  de las publicaciones periódicas en la BROL, e
  identificar por ejemplo los títulos más
  utilizados el sistema a implementar debe permitir inventariar
  electrónicamente la enorme cantidad de
  volúmenes que posee la colección de
  hemeroteca.
• Contar con la lectura
  electrónica de códigos de barras
  de los materiales directamente en la estantería, que
  permitan determinar con exactitud el estado de la
  colección. La lectura electrónica permite
  establecer, la cantidad de títulos disponibles,
  cuál es su dinámica préstamos, cuantos
  están extraviados o reubicar material mal almacenado.
  Esta tecnología permite reducir a horas una actividad
  que podría llevar meses con la hemeroteca de la BROL
  cerrada.
• La administración automatizada de la
  existencia de revistas, permite el control y registro de cada
  ejemplar de las publicaciones periódicas que ingresan
  a la BROL de nuestra universidad. Como resultado de este
  proceso, los usuarios de nuestras bibliotecas, podrán,
  a través del Catálogo automatizado saber con
  exactitud si un número específico de una
  revista que desea consultar, se encuentra en la
  hemeroteca.
• Disponer de instrumentos que sirvan de punto de
  referencia para utilizar como modelos en
  el control para orientar las fases de proceso y homologar los
  servicios bibliotecarios.

La implementación de alternativas de
planificación y evaluación dará
solución a la problemática del control del material
hemerografico, mejorando los niveles académicos de
formación del estudiante, actualización del docente
y la investigación científico de LUZ contribuyendo
de manera significativa al mejoramiento de la imagen
institucional.

Por lo tanto cumplir con el proceso de control para las
Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la BROL es
esencial para dirigirla, asegurar un mejor dominio de los
procesos, prever situaciones en otras palabras, proporciona las
herramientas necesarias para poner en práctica el
qué hacer, hacia dónde se va o se quiere llegar,
por donde hacerlo, como hacerlo y con cuales medios.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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panorama internacional. Biblioteca del CICH Universidad Nacional
Autónoma de México.
(Documento en línea) Disponible en:http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volVII3/redes.html [
Consulta: 2005, septiembre 22]

Cagnoli, R.(1996). Administración de bibliotecas. España:
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Línea) Disponible en: http://biblio/7univ.evaluacion/mejoramiento/buc.pdf
[Consulta: 2006, enero 09]

ANEXOS

ANEXO 1

Modelos de solicitud

de publicaciones
periódicas

MODELO "A"

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y
EDUCACIÓN

BIBLIOTECA "Raul Osorio Lazo"

HEMEROTECA

Solicitud de Publicaciones
Periódicas

UNIVERSIDAD DEL ZULIA.

FACULTAD DE HUMANIDADES Y
EDUCACIÓN.

BIBLIOTECA "Raul Osorio Lazo"

HEMEROTECA

SOLICITUD DE PUBLICACIONES
PERIÓDICAS

MODELO "B" UNIVERSIDAD
DEL ZULIA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y
EDUCACIÓN

BIBLIOTECA "Raul Osorio Lazo"

HEMEROTECA

Solicitud para las Publicaciones
Periódicas

ANEXO 2

La Universidad del Zulia. X: Estudiante de
LUZ

Facultad de Humanidades y Educación. O: Otras
Instituciones

Biblioteca "Dr. Raúl Osorio Lazo" D:
Docente

Estadísticas. Área Hemeroteca. E:
Empleado

Formato – Estadístico P:Post – Grado

Responsable:_______________________
Fecha:_________________

Lcda. Maria Eugenia Maya Delgado

Licenciada en Bibliotecología y Archivología
(Egresada de la Universidad del Zulia)

Cargo actual: Coordinadora del la gestión
documental de expedientes del personal administrativo y obrero de
la Universidad del Zulia (Venezuela).

País/Estado: Venezuela Estado Zulia

Ciudad: Maracaibo Venezuela

Fecha: Marzo de 2007